Desplegando firmas de Outlook corporativas de forma automática

Un documento atipico, pero super interesante si nos encontramos en este caso. Tenía la necesidad de poner un fondo corporativo y una firma corporativa para el correo electrónico de mis usuarios, da igual Outlook 2003 que con Outlook 2007 o directamente con OWA; mis servidores son Exchange 2003 y Exchange 2007. Necesitaba una herramienta que se integrase con el Directorio Activo y que de forma automática pudiese poner una firma a cada usuario con su nombre, apellidos, cargo, email… sin que yo manualmente tuviese que hacer nada, que lo coja todo de los datos del Directorio Activo. Y posteriormente desplegarlo de forma automática con una directiva GPO y vualá! todos los usuarios con el correo electrónico corporativo.

Bueno, pues existe tal herramienta, es de pago pero no mucho, esto es, se paga por tantos usuarios que se quiera usar, te dejan probarlo gratis durante 30 días, y para una empresa no es dinero. La herramienta es de la empresa Symprex y el producto se llama Mail Signature Manager.

La instalación del producto no tiene nada, una vez instalado diseñaremos nuestras firmas en formato HTML, RTF y texto sin formato. Una vez esto, se hace otro con el diseño del fondo si nos interesa tener. Y si nos fijamos podemos usar variables en nuestra firma, si damos con botón derecho podremos agregar campos del usuario del directorio activo como {fullname}, {department}, {email}… así todos los usuarios tendrán la misma forma y gestionada de una forma centralizada.

Podemos definir el origen de los usuarios de diferentes bases de datos, conectándose con ODBC, o directamente al Active Directory, pudiendo indicar que sean todos los usuarios o sólamente los de ciertos grupos.

Todo esto se guardará en una base de datos llamada settings.mdb, para aplicar esto a los usuarios hay que ejecutar el comando sign.exe, por ejemplo a la hora del login, lo ideal, con una directiva en el Directorio Activo. Y una vez ejecutado todos los usuarios tendrán la misma firma, fondo…

Y si queremos configurar a los usuarios que tengan dichar firma, fondo o tipo de letra predeterminado, se puede jugar con directivas, podemos crear una plantilla para importar en el editor de Directivas del Directorio Activo basándonos en esta o bajarnos directamente del Resource Kit de Office, las plantillas de Outlook 2003 o Outlook 2007 con más opciones. En mi caso con esta me vale:

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CLASS USER

CATEGORY “Microsoft Office Outlook 2003”
CATEGORY “Tools | Options…”
CATEGORY “Mail Format”
CATEGORY “Signature”
POLICY “Signature for new messages”
KEYNAME SoftwarePoliciesMicrosoftOffice11.0CommonMailSettings
PART “Signature for new messages” EDITTEXT
VALUENAME NewSignature

END PART
END POLICY
POLICY “Signature for replies and forwards”
KEYNAME SoftwarePoliciesMicrosoftOffice11.0CommonMailSettings
PART “Signature for replies and forwards” EDITTEXT
VALUENAME ReplySignature

END PART
END POLICY
END CATEGORY
END CATEGORY
END CATEGORY
END CATEGORY

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Copiamos este texto, lo guardamos con un bloc de notas cómo .adm y lo importamos en las plantillas administrativas de una GPO en el Directorio Activo.

Y podremos asignar dicha firma por directiva.

Y lo que no podamos con directivas, con un simple script podremos asignarlo, cómo el típo de letra que va definido en HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0CommonMailSettings en ComposeFontSimple, ReplyFontSimple y en TextFontSimple. Y el fondo en HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0CommonMailSettings, en NewStationery.

* Cambiaremos 11.0 para Outlook 2003 por 12.0 para Outlook 2007.


Héctor Herrero

Autor del blog Bujarra.com
Cualquier necesidad que tengas, no dudes en contactar conmigo, os intentare ayudar siempre que pueda, compartir es vivir 😉 . Disfrutar de los documentos!!!

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