Uma das características importantes que o SP1 do Microsoft Exchange nos traz 2010 é a possibilidade de gerir o arquivamento dos nossos utilizadores diretamente no Exchange e poder armazená-lo de forma remota onde nos interessar, por exemplo, numa base de dados de arquivamento situada numa unidade de disco secundária (sem bom desempenho, sem proteção RAID…) com o objetivo de manter uns caixas de correio de utilizador de acordo com os nossos requisitos; isso é interessante para utilizadores específicos que necessitam de ter um elevado volume de correio armazenado.

A primeira coisa a fazer será gerar algumas etiquetas que posteriormente aplicaremos na directiva de retenção que criarmos, Estas etiquetas indicarão a duração dos diferentes elementos de correio nas caixas de correio dos utilizadores. Neste documento realizaremos uma configuração bastante simples: Exigiremos aos nossos utilizadores que os elementos eliminados sejam esvaziados automaticamente após 7 dias de estarem na lixeira, Além disso, as pastas que o utilizador criar para organizar o seu correio/compromissos/calendários… serão movidas para o arquivo após 1 ano e, por último, o restante dos elementos da sua caixa de correio serão eliminados após 2 Anos (com possibilidade de recuperação).

Para fazer isso,, a partir da consola de administração do Microsoft Exchange 2010, em “Configuração de la organización” > “Caixa de Correio” > cílio “Etiquetas de la directiva de retención” > “Nueva etiqueta de la directiva de retención…”

Indicamos un nombre a la etiqueta, un tipo (que serão los objetos afetados), un límite de retención (en días) y la ação que realizará quando pase dicho tiempo. En este caso indicaremos que los “Elementos eliminados (de la papelera) pasados 7 días se eliminen de forma permanente.

Tipos de etiqueta disponíveis: “Bandeja de entrada”, “Bandeja de salida”, “Borradores”, “Carpeta de elementos recuperables”, “Carpeta personal”, “Contactos”, “Correo no deseado”, “Diário”, “Elementos eliminados”, “Elementos enviados”, “Historial de conversacones”, “Anotações”, “Problemas de sincronización”, “Subscripciones RSS” e “Todas las demás carpetas del buzón”.

Acciones de retención disponibles: “Eliminar y permitir recuperación”, “Eliminar permanentemente” e “Mover a arquivo”.

Podremos ejecutarlo mediatne PowerShell con: ‘New-RetentionPolicyTag -Name ‘NOMBRE_ETIQUETA’ -Type ‘TIPO_ETIQUETA’ -AgeLimitForRetention ‘DIAS’ -RetentionAction ‘ACCIÓN_DE_RETENCION’ -RetentionEnabled $true’.

Okey, ahora crearé otra etiqueta para indicar que los elementos de las carpetas personales de los usuarios se muevan al archivo pasado 1 ano.

Y esta última que se aplique al resto de elementos del buzón del usuario eliminará con posibilidad de recuperación pasados 2 Anos.

Y ahora crearemos la directiva de retención para aplicar las etiquetas generadas y poderlas aplicar a quien nos interese desde “Configuração de la organización” > “Caixa de Correio” > cílio “Directivas de retención” > “Nueva directiva de retención…”

Indicamos un nombre a la directiva y desde “Adicionar…” indicaremos las etiquetas que queremos aplicar a dicha directiva, “Seguinte”,

Selecionar “Adicionar…” selecionamos los buzones a los que nos interessam aplicar dicha directiva, “Seguinte”,

Pronto!

Una vez tengamos las directivas creadas y aplicadas podremos habilitar el archivo a nuestros usuarios para que se apliquen, por lo que en “Configuração de destinatários” > “Caixa de Correio” > Seleccionaremos los usuarios que nos interessa y marcaremos “Habilitar archivo…”

Anteriormente habremos criado una BD de Exchange unicamente para uso de archivado, la habremos criado en alguma NAS/SAN secundaria onde el rendimento a disco no es tão importante como en la primera o directamente no dispone de una proteção adequada a nível de RAID… Vamos marcar “Crear un archivo local” e marcamos “Escolha uma base de dados de caixas de correio específica em vez de selecionar uma automaticamente” para poder escolher a BD de arquivamento que tenhamos criado.

Aqui poderíamos indicar que o arquivamento se hospedasse diretamente na nuvem, num Exchange Online ou BPOS, como podemos verificar, em cada caixa de correio que habilitarmos o arquivamento precisaremos de uma CAL Enterprise de Exchange.

Sobre as propriedades de um utilizador com caixa de correio, no “Características da caixa de correio” > “Arquivo” poderemos especificar com que nome o utilizador verá o arquivamento.

Y en la pestaña “Configuração da caixa de correio” > “Quota de arquivo” veremos os valores predefinidos que atingem 51200Mb de quota máxima de arquivamento enviando um alerta ao utilizador aos 46080Mb.

Y finalmente podremos comprobar tras loguearnos con el buzón del usuario cómo ya vemos el archivado y dependiendo de las directivas generadas los elementos antiguos se irán mover a ele o directamente eliminandose. Como requisito indicar que nuestros usuarios necesitarán Outlook 2007 (con este remendo), Perspetivas 2010 u OWA 2010.