Instalación y configuración de Citrix GoToMeeting

En este documento veremos una utilidad de Citrix llamada GoToMeeting, es una herramienta que nos servirá para crear reuniones o conferencias on line. Una herramienta sencilla que se integra con Microsoft Outlook y es totalmente accesible vía web. Nos permitirá además compartir recursos, o mostrar aplicaciones en linea, perfecto para demos de aplicaciones o charlas sobre productos, todo ello a través de internet y sin la necesidad de estar en la misma ubicación física.

GoToMeeting

En este documento haremos un ejemplo sobre la instalación de GoToMeeting en unos servidores Citrix Presentation Server, no es necesario, por supuesto, utilizaremos la herramienta Citrix GoToMeeting for Presentation Server, podremos descargarla de su web oficial: www.citrix.com. La instalaremos en unos servidores con Outlook para poder crear y organizar reuniones en línea y que automáticamente se nos reserven las citas en los calendarios de Outlook. Comenzamos con la instalación de GoToMeeting, “Next”,

GoToMeeting

… esperamos mientras se instala GoToMeeting…

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Debemos seleccionar donde queremos que se ejecuten las reuniones; donde se ejecute una reunión se ejecutarán los recursos en ella, si seleccionamos la primera opción (“Only allow meetings and Webinars to be executed on local client desktops”) se ejecutarán las conferencias en las máquinas de los usuarios, con lo que tiraremos de sus recursos, no me interesa, ya que esto es un servidor Citrix Presentation Server y él será donde quiero que se ejecuten las conferencias, así que seleccionaré la segunda opción: “Allow meetings and Webinars to be executed on this server” & “Continue”,

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Podemos integrar GoToMeeting con Microsoft Outlook o con IBM Lotus Notes, o si no nos interesa con ninguno. En este equipo al tener un Outlook y me interesa lo integraré para las citas de los usuarios, continuamos,

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Bien, instalación y configuración finalizadas, pulsamos en “Close”.

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… esperamos mientras comprueba la conectividad con internet…

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Perfecto, ya tenemos bien configurado, “Finish”.

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Ahora lo que queda es que los usuarios puedan crearse reuniones, para ello se les ha integrado con sus Outlook y tendrán un botón adicional en él, podrán crear reuniones (“Host a Meeting…”), unirse a reuniones (“Join a Meeting…”) o ver las reuniones que tienen pendientes (“My Meetings…”).

Ahora crearemos un simulacro de reunión para realizar una demostración de un producto que vendemos, por ejemplo la página web de www.bujarra.com (por poner un ejemplo), así que primero el usuario que sea el que organiza las reuniones debe crear una nueva desde la primera opción.

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Para poder usar GoToMeeting hay que tener una cuenta creada en la web www.gotomeeting.com, así que si no tenemos una cuenta debemos registrarnos (gratuitamente), bueno, una vez que tengamos nuestra cuenta de GoToMeeting introducimos nuestros credenciales y nos logeamos.

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… esperamos mientras nos valida…

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Y desde aquí nos da la opción de crear una reunión, una que sea inmediata (“Meet Now”) o si queremos planificar una (“Schedule Meeting”), nosotros crearemos una cita para un viernes a las 14.30h,

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Así que en “Subjet” tenemos que poner el asunto de la reunión, y en “Date” seleccionar la fecha con la hora inicio y fin de la reunión. Además añadiremos información adicional sobre la cita marcando “provide conference call information” y abajo introducimos un texto para que contacten con nosotros si fuera necesario. Además, si nos interesa podemos proteger con una contraseña la reunión. Bien, pulsamos en “Schedule”.

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Nos confirma que la reunión se ha creado y se ha reservado en nuestro calendario. “OK”.

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Ahora debemos mandar el mail a las personas que nos interese citar para dicha reunión…

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Todas las personas que reciban el correo tendrán una cita en su calendario como esta y cuando sea la reunión les saltará en pantalla y simplemente deberán abrir el link que viene en ella.

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Esto sería lo que saltaría en las pantallas de los usuarios, al ser YO el organizador deberé pinchar en “if you are the organizer, please click here” para logearme como administrador de la reunión,

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Me valido como el organizador de la reunión…

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Este sería mi escritorio, ahora desde la herramienta de GoToMeeting, deberé compartir las aplicaciones que me interesen para la conferencia, como es una demo de una página web pulsare en “Screen Sharing” > “Show only” > “Internet Explorer”. Así los que se conecten a esta reunión, sólo verán la web y no todo mi escritorio.

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Al resto de miembros de la reunión les saldrá lo mismo, un cartelito para conectarse a la conferencia…

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Y está sería la presentación de mi producto, visto desde la parte de un usuario cualquiera conectado a la cita, sólo que hasta que el organizador no inicie la reunión se quedará así en ‘pausa’,

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Y bien, una vez que el organizador lo desee esto sería la vista de la gente que esté conectada a la conferencia, ahora es mostrar el producto o lo que sea el tema de la reunión.

www.bujarra.com – Héctor Herrero – nheobug@bujarra.com – v 1.0


Héctor Herrero

Autor del blog Bujarra.com
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