Una de las importántes características que nos trae el SP1 de Microsoft Exchange 2010 es la posibilidad de gestionar el archivado de nuestros usuarios directamente en Exchange y poder almacenarlo de forma remota donde nos interese, por ejemplo en una BD de archivado ubicada en una unidad de disco secundaria (sin buen rendimiento, sin protección RAID…) con el fin de mantener unos buzones de usuario acordes a nuestros requisitos; esto es interesante para usuarios especificos que necesiten disponer de un alto volumen de correo almacenado.

Lo primero de todo será generar unas etiquetas que posteriormente las aplicaremos en la directiva de retención que generemos, estas etiquetas indicarán la duración de los diferentes elementos de correo en los buzones de usuario. En este documento realizaremos una configuración bastante sencilla: Requeriremos a nuestros usuarios que los elementos eliminados se vacién automáticamente al de 7 días de ser puestos en la papelera, además las carpetas que genere el usuario para organizar su correo/citas/calendarios… se moverán al archivo al de 1 año y por último el resto de elementos de su buzón se eliminarán pasados 2 años (con posibilidad de recuperación).

Para ello, desde la consola de administración de Microsoft Exchange 2010, en “Configuración de la organización” > “Buzón” > pestaña “Etiquetas de la directiva de retención” > “Nueva etiqueta de la directiva de retención…”

Indicamos un nombre a la etiqueta, un tipo (que serán los objetos afectados), un límite de retención (en días) y la acción que realizará cuando pase dicho tiempo. En este caso indicaremos que los “Elementos eliminados (de la papelera) pasados 7 días se eliminen de forma permanente.

Tipos de etiqueta disponibles: “Bandeja de entrada”, “Bandeja de salida”, “Borradores”, “Carpeta de elementos recuperables”, “Carpeta personal”, “Contactos”, “Correo no deseado”, “Diario”, “Elementos eliminados”, “Elementos enviados”, “Historial de conversacones”, “Notas”, “Problemas de sincronización”, “Subscripciones RSS” y “Todas las demás carpetas del buzón”.

Acciones de retención disponibles: “Eliminar y permitir recuperación”, “Eliminar permanentemente” y “Mover a archivo”.

Podremos ejecutarlo mediatne PowerShell con: ‘New-RetentionPolicyTag -Name ‘NOMBRE_ETIQUETA’ -Type ‘TIPO_ETIQUETA’ -AgeLimitForRetention ‘DIAS’ -RetentionAction ‘ACCIÓN_DE_RETENCION’ -RetentionEnabled $true’.

Ok, ahora crearé otra etiqueta para indicar que los elementos de las carpetas personales de los usuarios se muevan al archivo pasado 1 año.

Y esta última que se aplique al resto de elementos del buzón del usuario eliminará con posibilidad de recuperación pasados 2 años.

Y ahora crearemos la directiva de retención para aplicar las etiquetas generadas y poderlas aplicar a quien nos interese desde “Configuración de la organización” > “Buzón” > pestaña “Directivas de retención” > “Nueva directiva de retención…”

Indicamos un nombre a la directiva y desde “Agregar…” indicaremos las etiquetas que queremos aplicar a dicha directiva, “Siguiente”,

Seleccionamos “Agregar…” seleccionamos los buzones a los que nos interese aplicar dicha directiva, “Siguiente”,

Listo!

Una vez tengamos las directivas creadas y aplicadas podremos habilitar el archivo a nuestros usuarios para que se apliquen, por lo que en “Configuración de destinatarios” > “Buzón” > Seleccionaremos los usuarios que nos interesen y marcaremos “Habilitar archivo…”

Previamente habremos creado una BD de Exchange unicamente para uso de archivado, la habremos creado en alguna NAS/SAN secundaría donde el rendimiento a disco no es tán importante como en la primera o directamente no dispone de una protección adecuada a nivel de RAID… marcaremos “Crear un archivo local” y marcamos “Elija una base de datos de buzones específica en lugar de selecionar una automáticamente” para poder escoger la BD de archivado que hayamos creado.

Aquí podríamos indicar que el archivado se hospedara directamente en la nube, en un Exchange Online o BPOS, como podemos comprobar, en cada buzón que habilitemos el archivado necesitaremos una CAL Enterprise de Exchange.

Sobre las propiedades de un usuario con buzón, en la pestaña “Características de buzón” > “Archivo” podremos especificar con qué nombre verá el usuario el archivado.

Y en la pestaña “Configuración del buzón de correo” > “Cuota de archivo” veremos los valores predeterminados que alcanzan a 51200Mb de cuotma máxima de archivado enviandole una alerta al usuario al de 46080Mb.

Y finalmente podremos comprobar tras loguearnos con el buzón del usuario cómo ya vemos el archivado y dependiendo de las directivas generadas los elementos antiguos se irán moviendo a él o directamente eliminandose. Como requisito indicar que nuestros usuarios necesitarán Outlook 2007 (con este parche), Outlook 2010 u OWA 2010.