Una de las importántes características que nos trae el SP1 de Microsoft Exchange 2010 es la posibilidad de gestionar el archivado de nuestros usuarios directamente en Exchange y poder almacenarlo de forma remota donde nos interese, per esempio in un DB di archiviazione situato in un'unità disco secondaria (senza buon rendimento, senza protezione RAID…) al fine di mantenere delle cassette postali utente conformi ai nostri requisiti; questo è interessante per utenti specifici che necessitano di disporre di un alto volume di posta memorizzata.

La prima cosa da fare sarà generare delle etichette che successivamente applicheremo nella policy di conservazione che creeremo, Queste etichette indicheranno la durata dei diversi elementi di posta nelle caselle postali degli utenti. In questo documento eseguiremo una configurazione abbastanza semplice: Richiederemo ai nostri utenti che gli elementi eliminati vengano automaticamente svuotati dopo 7 giorni dall'essere messi nel cestino, Inoltre, le cartelle che l'utente crea per organizzare la sua posta/appuntamenti/calendari… verranno spostate nell'archivio dopo 1 anno e infine il resto degli elementi della sua casella postale verrà eliminato dopo 2 anni (con possibilità di recupero).

Per fare ciò,, dalla console di amministrazione di Microsoft Exchange 2010, in “Impostazioni organizzazione” > “Cassetta postale” > ciglio “Etichette della direttiva di conservazione” > “Nuova etichetta della direttiva di conservazione…”

Indichiamo un nome all'etichetta, un tipo (che saranno gli oggetti interessati), un limite di conservazione (en días) e l'azione che verrà eseguita quando trascorre tale tempo. In questo caso indicheremo che quelli “Elementos eliminados (del cestino) trascorsi 7 giorni vengano eliminati in modo permanente.

Tipi di etichetta disponibili: “Posta in arrivo”, “Posta in uscita”, “Bozze”, “Cartella degli elementi recuperabili”, “Cartella personale”, “Contatti”, “Posta indesiderata”, “Quotidiano”, “Elementos eliminados”, “Elementos enviados”, “Cronologia conversazioni”, “Note”, “Problemi di sincronizzazione”, “Abbonamenti RSS” e “Tutte le altre cartelle della cassetta postale”.

Azioni di conservazione disponibili: “Elimina e consenti recupero”, “Elimina definitivamente” e “Sposta in archivio”.

Potremo eseguirlo tramite PowerShell con: ‘New-RetentionPolicyTag -Name ‘NOME_ETICHETTA’ -Type ‘TIPO_ETIQUETA’ -AgeLimitForRetention ‘DIAS’ -RetentionAction ‘ACCIÓN_DE_RETENCION’ -RetentionEnabled $true’.

Ok, ahora crearé otra etiqueta para indicar que los elementos de las carpetas personales de los usuarios se muevan al archivo pasado 1 anno.

Y esta última que se aplique al resto de elementos del buzón del usuario eliminará con posibilidad de recuperación pasados 2 anni.

Y ahora crearemos la directiva de retención para aplicar las etiquetas generadas y poderlas aplicar a quien nos interese desde “Impostazioni organizzazione” > “Cassetta postale” > ciglio “Directivas de retención” > “Nueva directiva de retención…”

Indicamos un nombre a la directiva y desde “Aggiungere…” indicaremos las etiquetas que queremos aplicar a dicha directiva, “Seguente”,

Selezionare “Aggiungere…” seleccionamos los buzones a los que nos interese aplicar dicha directiva, “Seguente”,

Pronto!

Una vez tengamos las directivas creadas y aplicadas podremos habilitar el archivo a nuestros usuarios para que se apliquen, por lo que en “Impostazioni destinatario” > “Cassetta postale” > Seleccionaremos los usuarios que nos interesen y marcaremos “Habilitar archivo…”

Previamente habremos creado una BD de Exchange unicamente para uso de archivado, la habremos creado en alguna NAS/SAN secundaría donde el rendimiento a disco no es tán importante como en la primera o directamente no dispone de una protección adecuada a nivel de RAID… Segneremo “Crear un archivo local” e abbiamo segnato “Elija una base de datos de buzones específica en lugar de selecionar una automáticamente” per poter scegliere il DB di archiviazione che abbiamo creato.

Qui potremmo indicare che l'archiviazione sia ospitata direttamente nel cloud, in un Exchange Online o BPOS, come possiamo verificare, in ogni casella di posta in cui abilitiamo l'archiviazione avremo bisogno di una CAL Enterprise di Exchange.

Sulle proprietà di un utente con casella di posta, sul “Caratteristiche della casella di posta” > “File” potremo specificare con quale nome l'utente vedrà l'archiviazione.

E sul “Configurazione della casella di posta elettronica” > “Quota di archivio” vedremo i valori predefiniti che raggiungono i 51200Mb di quota massima di archiviazione inviando un avviso all'utente a 46080Mb.

Y finalmente podremos comprobar tras loguearnos con el buzón del usuario cómo ya vemos el archivado y dependiendo de las directivas generadas los elementos antiguos se irán moviendo a él o directamente eliminandose. Como requisito indicar que nuestros usuarios necesitarán Outlook 2007 (con este benda), Prospettiva 2010 u OWA 2010.