Las carpetas públicas se usan para compartir datos entre diferentes personas, por ejemplo el caso más usado, un calendario de comerciales o gerentes, se puede saber donde están en cada momento, se les puede reservar citas (tarea de las secretarias) , para crear una carpeta pública se haría desde el propio MS Outlook, aun que también se puede desde la consola de administración del MS Exchange. También se pueden hacer de otros tipos las carpetas públicas, por ejemplo de los contactos de toda la empresa y/o de departamentos… luego se ponene permisos de quien queremos que acceda y con que permisos y listo!

Abrimos MS Outlook 2003 ya configurado y bajamos abajo de todo, donde pone “Carpetas públicas” > “Todas las carpetas públicas” > botón derecho > “Nueva carpeta…”

Le ponemos un nombre, por ejemplo “Calendario Comerciales” y seleccionamos el tipo de contenido de la carpeta que será “Elementos de calendario”, Aceptamos.

Sobre la carpeta que hemos creado hacemos con el botón derecho y luego “Propiedades”.

Nos situamos en la pestaña “Permisos” y ponemos como nos interese. Normalmente pongo a las secretarias con todos los permisos para que puedan crear citas en el calendario, modificar o borrar las existentes, y a los propios comerciales que sólo las puedan ver y no modificar, pero vamos esto es un ejemplo. A los demás usuarios no les doy ningún permiso. Mirad la imagen y os hareis una idea de cómo se configuran.